Ukládejte dokumenty bez přemýšlení…

Přidal:

Od počátku dob zaznamenáváme informace na stěny jeskyní, hliněné destičky či papirus. Od počátku vzniku prvních dokumentů je ukládáme, shromažďujeme a kategorizujeme. Dříve to byly kartotéky a archivy, později pak adresáře na osobních počítačích a souborových serverech, dnes to jsou složky, které používáme na osobních počítačích, telefonech, ale i na OneDrive, GoogleDisk nebo DropBoxu. Pořád skoro to stejné 🙂  Moderní řešení pro správu dokumentů (DMS) eliminují složky a nabízí možnost větší kontroly, aniž bychom si tím přidávali práci, ba naopak. Vezměme si jako příklad třeba iTunes nebo Spotify. Jak asi uživatelsky přívětivé by bylo, kdybyste museli ukládat hudbu do složek? Každá písnička má autora, rok vzniku, patří k nějakému žánru, byla vydána na nějakém albu, má jméno, délku, textaře, vydavatele a možná řadu dalších informací – podle kterých bychom mohli “dlouho” hledat složku do které písničku uložit.

Zde lze spatřovat podobnost s firemními dokumenty. Souvisí daný dokument se zakázkou? Nebo s útvarem, který jej vytvořil? Nebo s produktem, který popisuje nový produkt? Toto jsou otázky které jsem si kladl, když jsem nepoužíval DMS (Document management System), systém pro správu dokumentů.

Dnes složku nehledám, jen doplním zakázku, útvar a produkt. Datum, čas vzniku a autor se doplní automaticky, protože jej vkládám já, tady a teď. Podle jednoho nebo více z těchto šesti kritérií, jej každý najde a nemusí prohledávat složky. Toto je výhoda systému pro správu dokumentů. To může přinést jasno a řád do dokumentů kterékoliv firmy.

Nástroje typu DMS představují moderní přístup pro správu firemního obsahu, což může výrazně zvýšit efektivitu ve Vaší společnosti.

Autor: Jindřich Kahoun, jindrich.kahoun@erpio.cz

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Od roku 2007 pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS Orange. V roce 2017 založil poradenskou společnost ERPIO s.r.o. se zaměřením na digitalizaci firemních informací / procesů a univerzální integrační platformu ERPIO One.
0