11 vlastností každé DMS aplikace

Přidal:

Vlastnost Popis vlastnosti
Centrální úložiště Úložiště a jeho zabezpečení proti neoprávněnému/neřízenému přístupu, šifrování dokumentů, zálohování dokumentů. Možnosti a technologické vlastnosti používaných úložišť
Metadata Informace související s dokumentem mohou být zadávaná (ručně nebo automatizovaně) nebo extrahovaná (získávaná z obsahu dokumentu)
Vyhledávání Fulltextové vyhledávání realizované nad obsahem, názvem, vlastnostmi a metadaty dokumentu
Verzování Automatická tvorba verzí a správa verzí
Historie aktivit Automatizovaná evidence všechny změn provedené v jednotlivých dokumentech, jejich verzích a metadatech
Přístupová práva Přístupová práva řízená metadaty dokumentů a rolemi nebo jednotlivými právy uživatelů
Šablony Podpora vytváření a používání standardizovaných dokumentů
Propojení kancelářskými aplikacemi. V prostředí kancelářských aplikací lze pracovat s dokumenty uloženými v centrální databázi dokumentů. Zde jednoduše dokumenty otevírat, ukládat, prohledávat, rezervovat, publikovat, porovnávat nebo vkládat související informace (metadata) a vlastnosti dokumentů
Mobilní klient Podpora práce s dokumenty v terénu. Klient pro internetový prohlížeč nebo pro mobilní zařízení
Off-line práce Podpora práce off-line spočívající v možnosti předání dokumentu ke zpracování mimo on-line provoz a zajištění kontinuity verzí
Týmová práce Podpora práce více uživatelů nad jedním dokumentem
Elektronická podatelna Ruční nebo automatizované formy pořizování dokumentů a souvisejících informací v rámci aplikace nebo mobilního/webového klienta
WorkFlow Nastavení pravidel práce s dokumenty, umožňující jejich schvalování, doplňování, připomínkování či jiné související činnosti, včetně řízení a reportování o stavu plnění jednotlivých úkolů v rámci definovaného workflow procesu.
PDF konverze Podpora konverze elektronických dokumentů do formátu PDF, se zachováním možnosti fulltextového vyhledávání
OCR konverze Podpora konverze papírových dokumentů do formátu PDF, se zachováním možnosti fulltextového vyhledávání
Obrázková konverze Podpora převodu dokumentu do obrázku, se zachováním možnosti fulltextového vyhledávání
Portálová publikace Podpora zobrazení/zpřístupnění obsahu dokumentů na intranetových nebo internetových webových stránkách
Skartace dokumentů Podpora řízení skartace dokumentů, jimž uplynula skartační lhůta
Archivace dokumentů Zajištění důvěryhodnosti archivovaných dokumentů v souladu s platnou legislativou
Cena aplikace Pořizovací cena aplikace nebo cena služby v rámci které lze aplikaci používat
Související náklady Náklady které jsou nezbytné vynaložit pro zprovoznění aplikace nebo služby
Podpora Kvalita, cena a dostupnost technické podpory k aplikaci v místních jazycích

Na tvorbě porovnání se můžete podílet i vy, tím že k produktu, který dodáváte doplníte výše uvedené vlastnosti. Následně na stránkách MobileTeam uveřejníme tabulku s vlastnostmi všech produktů, od kterých se nám podařilo získat informace.

Autor: Jindřich Kahoun, jindrich.kahoun@erpio.cz

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Od roku 2007 pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS Orange. V roce 2017 založil poradenskou společnost ERPIO s.r.o. se zaměřením na digitalizaci firemních informací / procesů a univerzální integrační platformu ERPIO One.
1