Workflow: 3 zastavení a 1 výzva

Přidal:

Workflow tvoří příběhy. Ve většinou suchopárném prostředí profesionálních IT nástrojů nám možná poetičnost připadá nemístná, přesto na tvrzení o příbězích trvám. Workflow je nástroj řízení firemních procesů. Na jednom ze špičkových produktů zpracovávajících workflow, finském softwaru M-Files, si dovolím provést Vás ukázkou tvorby příběhu krok za krokem. Podíváme se na proces zpracování zakázky v jedné úspěšné firmě zabývající se servisem zemědělských strojů.

Na úvod pár pojmů. Ve světě workflow se proces popisuje pomocí dvou základních typů objektů. Prvním typem je stav procesu, například „Zakázka přijata“, „Čeká na servisního technika“, „Naplánováno“, „Zákazník schválil“ a podobně. Druhým typem je přechod mezi stavy, často označovaný jako krok.

Ačkoliv se pohybujeme v přísně profesionální rovině, která se dotýká nejcennějšího majetku firmy, tedy know-how, vstupuje v tuto chvíli na scénu zmíněný příběh. Příběh konkrétního procesu, který vypráví o posloupnosti událostí, které za určitých podmínek nastávají, nebo naopak nastávat nesmí a je potřeba proces ošetřit proti vzniku chyb.

Nemám prostor a úmysl představit ukázkový proces do všech detailů. Ale základní principy tvorby workflow by díky jednoduchosti nástroje měly být patrné hned z prvních částí definice. Pojďme na to.

1. zastavení: STAV

Z jednoduché nabídky dostupných nástrojů pro tvorbu workflow použijeme volbu Nový stav:

Máme definován první stav workflow – Čeká na přidělení a termín – odpovídá situaci, kdy některým z komunikačních kanálů vznikl požadavek na servisní zásah-zakázka. Takto vzniklá zakázka putuje k manažerovi servisních techniků, který zodpovídá za posouzení úplnosti požadavku, přidělení servisnímu technikovi a stanovení termínu zásahu či návštěvy u zákazníka. Na splnění tohoto úkolu má manažer stanovený limit 3 dny.

Ve vlastnostech stavu pak vypadá tato situace následovně:

Obecných vlastnostech definujeme název stavu a do popisu uvedeme situaci ve workflow – tato preciznost se rozhodně vyplatí při zaškolování nových pracovníků i při dalších situacích. Jde o určitý druh dokumentace procesu:

 

Podmínky přechodu workflow do tohoto stavu a odchodu z tohoto stavu v tuto chvíli žádné nenastavíme:

Akcích definujeme, jaké akce požadujeme zrealizovat:

V našem případě využijeme dvě z nabízených možností: první definujeme vytvoření úkolu pro uživatele. Pod tlačítkem Definovat přejdeme k definici detailů úkolu:

V našem workflow vytváříme úkol pro skupinu uživatelů Manažer servisních techniků. Definicí přes roli, tedy skupinu uživatelů, otvíráme prostor pro fungování celého procesu s jedním manažerem i s více manažery, z nichž kterýkoliv může úkol splnit.

V popisu úkolu bude zobrazen určený text, místo zástupných symbolů se doplní skutečný zákazník a datum a čas vzniku zakázky.

Je definován termín splnění úkolu – tři dny od vzniku úkolu.

Zbývá definovat druhou akci tohoto stavu – změnu oprávnění. Díky následující definici dostanou plné oprávnění k úkolu pouze manažeři servisních techniků a ostatní uživatelé mají úkol pouze ke čtení:

Tímto postupem máme definovaný první stav. Designer při najetí kurzorem na stav zobrazí přehled nastavených vlastností:

 

2. zastavení: KROK

Stav máme definovaný, ale chybí nám možnost se do tohoto stavu dostat – cesta, krok, přechod stavu. Symbol šipky vedeme od zdroje k cíli a během sekundy vytvoříme:

Pokračujeme dále a vytvoříme dva stavy, které mohou podle firemního procesu zpracování zakázky nastat: zakázka je naplánována určitému servisnímu technikovi, nebo je zamítnuta jako nerealizovatelná. Zároveň vytvoříme kroky, kterými lze do stavů dojít. Pak vypadá model procesu-příběh zakázky takto:

Přechod stavu Čeká na přidělení a termín -> Naplánováno symbolicky naznačuje další využitou možnost – automatický přechod do stavu Naplánováno po splnění určitých podmínek:

Podmínky jsou definovány takto:

Z podmínek je patrné, že úkol workflow přejde do stavu Naplánováno automaticky v okamžiku, kdy manažer servisních techniků vyplní vlastnosti Konečný termín a stanoví Servisního technika, který zakázku dostane na starost.

3. zastavení: WORKFLOW

Tímto postupem vytváříme další a další stavy a popisujeme možné kroky, kterými lze do stavů dojít. Využíváme představené i mnohé další vlastnosti a funkčnosti workflow v M-Files. Prvotní návrh celého procesu-celý příběh zakázky může pak vypadat asi takto:

Předpoklady

Jestliže na první pohled vnímáte nedostatky navrženého modelu, dobře chápete podstatu věci. Jde samozřejmě o zjednodušenou názornou ukázku, kterou jen trochu zkušený administrátor M-Files dokáže vytvořit zhruba za 15 minut. Aby šlo skutečně pouze o takto jednoduchou záležitost i v reálném případě, je vhodné zkoumaný proces předem znázornit v nějakém vhodném grafickém nástroji a odsouhlasit jej v rámci firmy, aby z takového znázornění mohl M-Files tvůrce workflow čerpat stavy, přechody stavů, komentáře a popisy, a hlavně podmínky a akce, které se mají odehrávat. V řádech minut pak může zůstat tvorba workflow v M-Files, předchozí příprava se bude pohybovat spíš v řádech hodin, možná dnů, nejsou-li Vaše procesy už zmapované třeba v rámci certifikace ISO 9001.

Zároveň platí, že kdykoliv je možné model workflow upravovat, doplňovat a měnit stavy a vlastnosti. M-Files změny správně aplikuje na všechna potřebná místa. Navíc jsme nepředstavili zdaleka všechny možnosti workflow v M-Files, spíš základ tvořící filozofii.

Workflow tvořící i ničící aneb Cesta ke spokojenému zákazníkovi

Jestliže jste z krátké ukázky pochopili, že M-Files je nástroj, který mimo špičkových funkcí správy dokumentů poskytuje i velmi propracovanou technologii pro řízení procesů, pak jste pochopili správně. Tvořivý aspekt v podobě vzniku příběhů věrně vyprávějících o firemních procesech umožňuje velmi příjemnou a komfortní práci.

Ničící aspekt workflow? Ano, existuje. Firma řízená kvalitním workflow přichází o legendární příběhy omylem vícenásobných objednávek téhož materiálu, o zapomenutých návštěvách u zákazníka, či naopak o třech zástupcích firmy, kteří se omylem sešli u téhož zákazníka. Ztrácí příběhy vyvolané neaktuálními třeba excelovskými tabulkami, neztrácí ale důvěru zákazníků.

Tu se naopak díky zavedení workflow daří mnohem rychleji budovat, zvlášť, když firma svoje procesy dokáže transparentně zákazníkovi představit a je schopná je dodržovat.

VÝZVA: najděte hranice možností workflow v M-Files

Z mých zkušeností vyplývá, že se hranice možností workflow v M-Files mapují velmi obtížně. Já sám jsem se s nimi totiž ještě nesetkal. Zkuste to Vy! Stačí, když se nám ozvete prostřednictvím níže uvedeného formuláře, my Vám poskytneme 30denní licenci plnohodnotného špičkového produktu a bezplatnou konzultaci.

Autor: Oldřich Hlaváček (oldrich.hlavacek@mobile-team.eu)
Použité obrázky byly pořízeny v provozním prostředí M-Files firmy ERPIO s.r.o., člena skupiny Mobile Team

Oldřich Hlaváček on BloggerOldřich Hlaváček on EmailOldřich Hlaváček on Twitter
Oldřich Hlaváček
Oldřich Hlaváček je konzultantem společnosti ERPIO s.r.o. v oblasti aplikace Erpio - mobilní přístup k datům firemních systémů, který ERPIO vyvíjí, a správy dokumentů a firemního obsahu. Ve volném čase píše pohádky pro děti, spolupracuje s neziskovými organizacemi v oblasti péče o předškolní děti, je ředitelem malé rodinné neziskové společnosti (loutkové divadlo, autorská pásma programů pro děti a další). Více na OldrichHlavacek.cz
0