AirFiles – profesionální správa dokumentů jako služba

Přidal:

Na začátku je myšlenka a na konci produkt nebo služba. Tímto článkem Vám chceme stručně představit službu AirFiles, jako alternativu pro rozvoj vašeho intranetu. 

Většina z nás používá pro ukládání svých dokumentů – textů, tabulek, fotografií, filmů a dalších – cloudové úložiště jak v soukromí, tak i v práci. Je to praktické, protože máme dokumenty stále k dispozici, ať jsme kdekoliv. Pokud nejsme na internetu, tak je máme “off-line”, jakmile se zase připojíme, aktualizují se. Pro jednoho člověka nebo malou skupinku lidí je tento způsob vyhovující. Je-li nás víc, začnou se objevovat určité překážky. Týkají se především verzování, kategorizování či následného vyhledávání. Jsou vyvolány především nepřítomností tzv. METADAT, která bychom mohli využít pro rychlejší nalezení, ale hlavně pro správně přiřazení vlastností, účelu či vazeb na jiné objekty. Běžně máme k dispozici víceméně pouze strukturu složek, kterou si lze promyšleně vytvořit, ale i sebelepší struktura se dřív nebo později stane nevyhovující, nedostačující. Mám s tímto postupem praktické zkušenosti, protože používáme službu OneDrive v Divadelním spolku bratří Mrštíků a já spravuji dokumenty 25 uživatelů. Jsou to fotky, videa, scénáře, smlouvy, zápisy porad, revizní zprávy,… A výsledek? Stále něco hledáme, protože někdo dokument uložil jinam, než měl, nebo jej jinak nazval, nebo vznikla duplicita z důvodu drobné úpravy apod.

Další překážky se při zmíněném způsobu uspořádání začnou objevovat v případě, že stejným způsobem pracujeme s firemními dokumenty. Je to jistě velmi pohodlné nasdílet kolegům, partnerům či zákazníkům firemní dokumenty prostřednictvím Vašeho osobního OneDrive, DropBox nebo jiného účtu, ale také velmi riskantní. Rizik je celá řada a že je většina firem úplně neřeší, je také pravda, ale to už je jiné téma. Věnovali jsme se mu v článku Riskantní podnikání.

Výše jsem stručně uvedl jako příklad dvě překážky, se kterými si snadno poradí dokumentově orientované aplikace, jakou je například M-Files, kterou na český trh dodávají společnosti Digital Resources a Altec. Na druhé straně, většina těchto DMS (Document Management System) či ECM (Enterprise Content Management) aplikací je dodávána tzv. On Premise – pro instalaci na server zákazníka. Po provedené instalaci je dále potřebné nastavení a zaškolení dle individuálních potřeb konkrétní firmy nebo skupiny pracovníků. Možnost aplikaci nastavit a přizpůsobit procesním potřebám je jednoznačně výhoda a aplikace, které mají dobře rozvinuté nástroje přizpůsobení, jsou lépe hodnoceny i déle používány. Na druhé straně, některé firmy chtějí rychle začít a funkcionalitu a vlastnosti celého řešení doplňovat za chodu. Tento způsob nasazení a zprovoznění softwarových aplikací se začíná objevovat stále častěji a je klienty velmi žádaný.

Podrobnosti o tom, jak to celé funguje a co taková služba stojí uveřejníme v některém následujícím článku.

AirFiles

Začněte od nuly a vybudujte profesionální systém pro správu firemního obsahu, zcela v souladu s vašimi potřebami. Využijte špičkové technologie integrované v aplikaci M-Files, bez instalace a počáteční investice. 

Neriskujte, když to nebude fungovat jednoduše to vypnete. Použitím technologie postupného zavádění od společnosti ERPIO dosáhnete toho, že vaši zaměstnanci či kolegové řešení přijmou a budou efektivně používat.

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Od roku 2007 pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS Orange. V roce 2017 založil poradenskou společnost ERPIO s.r.o. se zaměřením na digitalizaci firemních informací / procesů a univerzální integrační platformu ERPIO One.
0