Řízená dokumentace jako první krok k automatizaci

Přidal:

Dnešní doba nám přináší tolik technologických inovací, že většina z nás nemá čas se s mnohými ani seznámit, natož pochopit jejich princip, či možný způsob využití. Uvědomujeme si, že prudký rozvoj informačních technologií přináší řadu příležitostí, ale zdá se nám složité se v nových produktech zorientovat, správně si vybrat a dobře je aplikovat.

Do toho všeho komerční výrobci přicházejí s novými standardy, mění názvy produktů, vytvářejí nové zkratky a straší nás s cílem zvýšení našeho povědomí o jejich výrobcích.  A Evropská unie? Ta to také mírně řečeno nezjednodušuje. Stačí si prostudovat dvě poslední nařízení EU, eIDAS a GDPR a je nám jasno, že toto je již mimo naše schopnosti a že si na to budeme muset někoho najmout. To nahrává výrobcům ICT, kteří toho umně využívají, přiřazují svým výrobkům EU hesla, aby doložili, že jsou připraveni pomoci nám z této situace vybřednout.

Také to takto vnímáte? Možná to je trochu jinak. Faktem však zůstává, že to nezměníte, že to bude pokračovat a jediná možnost je s tím žít a najít si způsob, jak využít informační technologie k tomu, abychom zjednodušili svou práci a měli více času a radost z práce.

S čím pracujeme nejčastěji, tam bychom měli začít

Samozřejmě mám na mysli dokumenty! Každý den jich řadu získáme a také několik vytvoříme. Potřebujeme je ukládat, zařazovat, vytvářet novější verze, evidovat, vyhledávat, sdílet, ochraňovat, archívovat a skartovat. Ale také je potřebujeme číst, prohledávat, upravovat, rozesílat, schvalovat a podepisovat. A to všechno chceme mnohdy dělat v kanceláři, doma, v dopravním prostředku na dovolené, služební cestě, či jinde nebo jindy.

Naše požadavky jsou zcela oprávněné a technologie pro jejich splnění jsou zcela dostupné. Je potřeba udělat první krok, tedy začít plně pracovat s dokumenty v elektronické podobě. Tam kde pracovat s elektronickou podobou dokumentů můžete, je to jistě potřebné, dokonce neváhám napsat nutné. Na elektronizaci dokumentů je založen další rozvoj pracovních postupů a zjednodušování lidských činností.

Jen dodávám, že nutnost elektronizace není absolutní. Fotku svého dědečka, budete jistě mít ve své oblíbené knize založenou v papírovém provedení ještě mnoho let…

Principy zpracování elektronických dokumentů

Principů, na kterých jsou postaveny současné aplikace, jsou ve své většině velmi staré a již v řadě oblastí masově používané. Zmíním dvě, které mají úzký vztah ke zpracování dokumentů či jiných informačních materiálů. Jsou to čárové kódy a metadata.

Vezměte si nejdříve čárové kódy. Začaly se používat v osmdesátých letech minulého století v obchodě a také obchod jejich využití významně využil. Dnes již máme QR kód, který má širší možnosti, ale podstata zůstává. Jsou nositelem důležitých informací a můžeme s jejich pomocí automatizovat pracovní postupy a minimalizovat chyby, za které většinou můžeme mi, lidé. Položme si otázku, proč každý dokument není označen EAN nebo QR kódem. Pokud by to tak bylo, stačilo dát počítači přečíst tento kód a bylo by jednoznačné o který dokument jde, zda je to ten správný nebo co by se dále mělo s tímto dokumentem udělat.

Ve druhé polovině 20. století se také zrodil pojem „metadata“. Metadata lze využít pro popisy informačních objektů, například, knih, časopisů, článků, obrázků, zvukových a multimediálních záznamů, stejně tak jako směrnic, pravidel či vyhlášek. Dnes jsou již metadata využívána masově, i když mnohdy o nich nevíme či si je neuvědomujeme. Jejich význam je však velmi důležitý a jejich využití se bude dále rozvíjet. Jsou nositeli informací, které jak mi lidé, tak výpočetní technika potřebujeme pro rozhodování.

Uvedl jsem jen dva příklady, dva pomocníky pro práci s dokumenty. Když jejich možnosti spojíme do jednoho celku a uložíme metadata (informace o dokumentu do kódu), který umí číst počítač, máme vše připraveno pro automatizaci procesů, a to i v případě, že dokument je vytištěný na papíře.

Řízená dokumentace není jen fráze

Máme-li všechny dokumenty v elektronické podobě a nastrkané v nějaké aplikaci pro správu dokumentů, jsme na dobré cestě k jejich řízení a automatizovanému zpracování. Pokud se Vám toto podaří, otevřou se před vámi obrovské možnosti dalšího využití.

Předně všechny Vám dostupné dokumenty se budou tvářit jako jedna jediná a obrovská kniha, ve které můžete listovat, vyhledávat, dělat si poznámky, upozorňovat na zajímavá místa své kolegy a spolupracovat s nimi na tvorbě nových, či změnách stávajících dokumentů.

Je to bezesporu nový pohled a také nová příležitost, která přináší mnoho zajímavých a prospěšných vlastností a funkcí, které vám usnadní práci. Jedna je však nejdůležitější. Je to bezpečnost všech takto uložených informací.

Dokumenty v trezoru, ale kdo má klíč?

Výhoda informačních technologií spočívá v tom, že můžete definovat práva a na základě těchto práv dokumenty zpřístupňovat pouze těm, kteří na to mají oprávnění. Pak je zajištěno, že každý získá přístup pouze k těm informacím, které pro svou činnost potřebuje. Práva přístupu k dokumentům, můžete v čase měnit, a to jak v závislosti na vztahu ke konkrétní osobě, tak i v závislosti na stavu daného dokumentu. Ne nepodstatnou výhodou je i to, že i tato oblast jde automatizovat, takže lze eliminovat lidskou chybu či selhání i v oblasti definice přístupů k citlivým informacím.

Ochrana personálních informací

Na začátku jsem zmínil GDPR, jako jakéhosi strašáka, který zde obchází. Neodpustím si v té souvislosti zmínit dvě věci. Předně GDPR nepřináší žádné zásadní změny oproti současné legislativě, pouze ji doplňuje. Pokud dodržujete současný zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních informací, tak budete mít o mnoho jednodušší práci s tím aby, jste vyhověli tomuto nařízení. Za druhé nevěřte tomu, že nějaký software nebo jiná komponenta ICT vám požadavky kladené tímto nařízením dokáže splnit. Dokáže vám pouze pomoci v jejich splnění.

Například prostřednictvím řízené dokumentace postavená na metadatech, můžete zajistit relativně jednoduše několik věcí.

  • Pomocí práv zajistíte, aby se k personálním informacím nedostali lidé, kteří nejsou proškolení v této oblasti a nemají oprávněni s těmito informacemi nakládat.
  • Prostřednictvím metadat budete vědět a budete moci dohledat evidované personální informace a prokazovat kontrolním orgánům či žadatelům stav jejich evidence.
  • Na základě vaší znalosti a schopnosti personální data identifikovat, budete moci jednoduše zajistit jejich odstranění, v případě, že skončí potřeba jejich evidence, naplnit tak požadavek na jejich zapomnění.

Než jsem začal psát tento článek, četl jsem si o tématu zpracování dokumentů na internetu a zjistil, že je zde zveřejňována spousta zajímavých informací již více než deset let. Ale položme si ruku na srdce, nesetkáváme se s jistým nepochopením? Nemáme z této oblasti obavy i my?  Přál bych si, aby můj příspěvek alespoň některé obavy rozptýlil či přinesl drobná poznání. Pokud s tím souhlasíte (nebo nesouhlasíte), napište mi.

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Od roku 2007 pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS Orange. V roce 2017 založil poradenskou společnost ERPIO s.r.o. se zaměřením na digitalizaci firemních informací / procesů a univerzální integrační platformu ERPIO One.
0