Automatizace správy závazků

Přidal:

Čtyři cesty jak dosáhnout rychlé návratnosti investic (ROI)

Analýzu návratnosti investic (ROI) provádí mnoho společností jako součást náležitých opatření v rámci implementace systému pro správu obsahu (ECM). Analýza návratnosti investic je vynikající prostředek, který měří jejich efektivitu. Spojuje v sobě komplexní analýzu s jasnými a přehlednými výstupy. M-Files poskytuje nástroj, který umožní zpracování analýzy návratnosti investic na základě údajů vyplývajících z automatizace správy závazků. Můžete tak dosáhnout snížení nákladů spojených s papírováním, úspory času stráveného vyřizováním nesrovnalostí, dohledáváním správných dokumentů atp.

Správa závazků představuje proces, který je přímo stvořený pro automatizaci. Mnoho účetních a administrátorů ještě stále ručně faktury zakládá, páruje, provádí schvalovacím procesem, vyhledává potvrzení o úhradě, provádí kontrolu souladu s firemními předpisy a nakonec tiskne zúčtovací dokument s nezbytným originálním podpisem.

Automatizace správy závazků = rychlá analýza návratnosti investic

Přes nesporné výhody, které automatizace ve srovnání s ručním zpracováním přináší, jsou stále společnosti, které kvůli obavě z vysokých nákladů s automatizací svých procesů váhají. Následné úspory však mohou tyto vstupní náklady výrazně převýšit. Díky řešení správy firemního obsahu, jakým je například M-Files, mohou lidé na účetním oddělení zaznamenat rychlou návratnost investic díky zvýšené efektivitě v níže uvedených oblastech:

1.

Přechod na bezpapírový provoz (nebo provoz s malou spotřebou papíru). Většina procesů správy závazků je zahlcena papíry, které je nutno shromažďovat, třídit, kopírovat, ověřovat, zpracovávat, označovat a zařazovat. Navíc, znovuotevření už zařazeného dokumentu může být složité. Mzdové náklady společně s provozními náklady tiskáren, kopírek a skladovacích prostor tak mohou rychle narůstat. Automatizované řešení správy závazků digitálně zpracovává faktury, provádí je efektivnějším schvalovacím cyklem a snižuje náklady spojené s papírováním.

2.

Odstranění manuálních úkonů. Manuální úkony mohou zabrat významnou část pracovní doby. Když ne všechny tak určitě mnoho z těchto úkonů může proběhnout automatizovaně. Zaměstnancům se tak uvolní ruce pro práci na významnějších úkolech.

3.

Nepřetržitá dostupnost. Bez možnosti sledování všech faktur je složité přijímat správná a s ohledem na úspory nejlepší rozhodnutí týkající se platební strategie. Moderní ECM systémy umožňují zobrazování údajů na faktuře v kontextu. Pracujete-li například s účtem „Novák“, můžete si jednoduše otevřít všechny odpovídající dokumenty (faktury, ověření atd.) a objekty, které nemají povahu dokumentu (data CRM, data plánování zdrojů společnosti –  ERP) a získat tím zevrubný přehled o stavu daného účtu.

4.

Snížení výskytu výjimek a nesrovnalostí. Je zcela bez nejmenších pochyb, že lidé z vašeho účetního oddělení stráví plno času řešením výjimek a nesrovnalostí. Mnoho společností s překvapením zjišťuje, kolik jim řešení takových problémů zabere času. Když se připočte čas strávený řešením sporů s dodavateli, není žádným překvapením, že řešení výjimek patří mezi nejnákladnější činnosti při správě závazků. Automatizace nabízí výrazné snížení nutnosti využití manuálních úkonů. Digitalizované faktury, dodací dokumenty, fotografie a další dokumentace nesrovnalostí se mohou jednoduše ve formě odeslaného odkazu poskytnout dodavatelům. Automatizované třístupňové párování pomáhá snižovat náklady týkající se sporů o objednaná a dodaná množství.

Hodnota automatizované správy závazků však výše uvedené rychle měřitelné výhody ještě přesahuje. Snížení podílu manuální práce poskytuje větší kontrolu nad cash-flow a umožňuje lepší soustředění na strategie a analýzy, které pozitivně ovlivní obchodní výsledky.

Petra Všetečková on Email
Petra Všetečková
Marketing Executive at ALTEC a.s.
0