13 klíčových vlastností DMS

Přidal:

Centrální úložiště Úložiště musí být zabezpečeno proti neoprávněnému přístupu a jediný možný způsobem získání dokumentů je prostřednictvím DMS aplikace. Dokumenty v úložišti musí být možné šifrovat pro případ odcizení celého úložiště.
Metadata Vkládání a práce s dokumenty musí být pro uživatele jednoduchá a operativní. Dokumenty se musí vždy ukládat na jedno místo a aplikace musí zajistit správnost a úplnost všech souvisejících metadat. 
Vyhledávání Nalezení požadovaného dokumentu musí být rychlé a jednoduché. Musí umožňovat prohledávání obsahu dokumentu (fulltextové vyhledávání), vyhledávání podle metadat nebo kombinované vyhledávání. 
Verzování Při každé publikované změně dokumentu musí vzniknout nová verze, která je automatizovaně doplněna o autora změny, čas a požadované doplňující informace. Aplikace musí umožňovat  přístup k předcházejícím verzím a sledování stavů a změn dokumentu.
Historie aktivit Aplikace musí poskytovat historii všech aktivit souvisejících se všemi nebo vybranými dokumenty. Musí být schopna prokázat jednotlivé zásahy, otevření dokumentů nebo modifikaci metadat a to jak zápisem do evidence zásahů (log souboru) tak i prostřednictvím automatické notifikace. 
Přístupová práva Přístupová práva musí být řízená metadaty, rolemi, nebo jednotlivými právy uživatelů pro zobrazení, editaci, vytváření a odstraňování jednotlivých typů dokumentů. Řízení a nastavování přístupových práv musí být jednoduché, aby tuto činnost mohl vykonávat libovolný zaškolený uživatel, který má oprávnění pracovat s citlivými firemními dokumenty.
Šablony Vytváření dokumentů musí být jednoduché a s podporou automatizace. Šablony musí umoňovat propojení obsahu dokumentu s metadaty jak při jejich vzniku, tak i jejich modifikaci. 
Propojení s  aplikacemi Aplikace musí obsahovat nástroje jak pro integraci s operačním systémem tak i s aplikacemi, aby bylo možné využívat běžně dostupných nástrojů pro práci s dokumenty. Jako je Drag & Drop, přímé vkládání emailů nebo jejich zasílání, včetně příloh. Ukládání nebo otevírání dokumentů z kancelářských a jiných aplikací. 
Mobilní klient Aplikace musí být dostupná i na mobilních platformách, aby byla zabezpečena mobilita a sdílení potřebná pro provozní činnosti a současně byly dokumenty stále v dosahu správy přístupových práv a průkaznosti jejich použití. 
Off-line práce Aplikace musí podporovat off-line práci, pro případ, kdy není možné pracovat v lokální síti ani s přístupem na internet. Tento proces musí být zabezpečen takovým způsobem, aby byl zpětně doložitelný jak přechod do off-line režimu tak i návrat dokumentu pod správu systému. 
Týmová práce Aplikace musí umožňovat a podporovat sekvenční týmovou práci. Kdy na jednom dokumentu pracuje více pracovníků, ale vždy jeden v daný okamžik. Také v případě potřeby musí umožňovat současnou práci více pracovníků nad jedním dokumentem.
WorkFlow Nastavení pravidel práce s dokumenty, umožňující jejich schvalování, doplňování, připomínkování či jiné související činnosti, včetně řízení a reportování o stavu plnění jednotlivých úkolů v rámci definovaného pracovního procesu je nezbytným doplňkem každé moderní DMS aplikace
Konverze formátů dokumentů DMS aplikace musí podporovat převody papírových dokumentů do elektronických, převod obrázků a PDF souborů do prohledávatelných formátů i převod textových dokumentů do needitovatelných, ale prohledávatelných formátů. To vše automatizovaně, v případě potřeby bez zásahu pracovníka a s možností verzování.

Autor: Jindřich Kahoun, jindrich.kahoun@erpio.cz

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Od roku 2007 pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS Orange. V roce 2017 založil poradenskou společnost ERPIO s.r.o. se zaměřením na digitalizaci firemních informací / procesů a univerzální integrační platformu ERPIO One.
0