ERP a správa dokumentů: HELIOS Orange

Přidal:

Dávno, dávno před letošní dobou hlavních prázdnin a dovolených psal jsem o symbióze ERP systémů a správy dokumentů. Skončil jsem ukázkou spolupráce MS Dynamics NAV a špičkového systému správy dokumentů M-Files. Chcete-li si tento článek osvěžit, najdete odkaz na konci tohoto pokračování.

Za tu dobu jsem málem zapomněl, že jsem slíbil pokračování a zmínil se, že to bude zajímat hlavně příznivce a znalce jednoho z nejvíce zastoupených ERP systémů v ČR, systému HELIOS Orange. Pojďme na to. Rychle, stručně, jasně.

Je to nutné?

Znalci HELIOS Orange vědí, že je možné k objektům přikládat dokumenty. Možná je možné tuto funkci pokládat za náznak správy dokumentů. Lépe řečeno v určité době to bylo možné. V současné době už je nezbytné používat špičkové produkty obsahující funkce skutečně naplňující deklarovaný cíl – ERP řídí podnikové zdroje, nástroje pro správu dokumentů pečují o dokumenty a další informace – bezpečně je ukládají a sdílejí, precizně a komplexně spravují přístupová práva, vybavují dokumenty metadaty, která spolu s fulltextovým vyhledáváním podle obsahu dovolují dokument vyhledat prakticky okamžitě.

Ještě váháte, jestli je nutné do hry vedle ERP zapojovat další systém? Pak stačí ještě zohlednit GDPR požadavky a dokumenty ukládat do… systému pro správu dokumentů.

HELIOS Orange a M-Files – nenápadné, jednoduché, návykové

Jak jsem předeslal, nebudu nic složitě rozebírat a popisovat. Ono vlastně až tak není co. Zkrátka HELIOSU představíte nový plugin, který zaregistrujete pro vybrané přehledy. V ukázce je integrace předvedená na kontaktních osobách.

CHCI VLOŽIT DOKUMENT K JOSEFU KARLÍKOVI

Ale prosím, stačí na kontaktní osobě z kontextového menu zvolit volbu M-Files – Vložit přílohu, vybrat soubor a…

HELIOS vkládá přílohu do M-Files

… a HELIOS předá potřebné informace i samotný dokument M-Files. A ty už si s takovou informační lahůdkou umí poradit:

M-Files zobrazí standardní okno pro vkládání dokumentu, v metadatech jsou předvyplněny potřebné údaje – u kontaktních osob to bude v první řadě samotná kontaktní osoba. Kdepak, nejde o textové jméno a příjmení, M-Files si z HELIOS načtou všechny potřebné číselníky a pracují na stejné vlně s ERP kolegou.

COPAK TADY O PANU KARLÍKOVI MÁME?

Na tento dotaz, je-li tedy myšlen s ohledem na správu dokumentů, dokáží M-Files snadno odpovědět. Stačí opět volba z kontextového menu a…

… za pár okamžiků máte před sebou M-Files okno s přehledem všech dokumentů, které jsou s panem Karlíkem spojené.

A co další přehledy?

Chvilka nastavení v HELIOS – zvládne každý správce HeO. Chvilka nastavení v M-Files. Zvládne každý správce M-Files.

A uživatelé si velice rychle zvykají, že bez opuštění svého ERP prostředí, kde tráví většinu pracovního času, dostávají komfort správy dokumentů. K dokumentům se přitom dostanou ze samotného ERP, stejně tak přímo přes klienty M-Files všech platforem.

Stručný závěr

M-Files zůstává špičkovým produktem-vizionářem. Potvrdila to i celosvětová konference partnerů, o níž se můžete dočíst pod jedním z odkazůl na konci tohotoi článku. Otevřenost systému nahrává modernímu trendu integrace, otevřenost HELIOS Orange nahrává témuž z druhé strany. Proto vznikl plugin, který tvoří neviditelnou spojnici mezi dvěma světy, jejichž odbornosti se nemíchají, ale vzájemně doplňují.

O. Hlaváček

 

Související odkazy na portálu Svět firemních aplikací:

Symbióza? Co třeba ERP a správa dokumentů?
V Miami proběhla celosvětová partnerská konference M-Files
Automatizujte správu zaměstnaneckých dokumentů

13 klíčových vlastností DMS – co taková správa dokumentů dnes znamená

Oldřich Hlaváček on BloggerOldřich Hlaváček on EmailOldřich Hlaváček on Twitter
Oldřich Hlaváček
Oldřich Hlaváček je konzultantem společnosti ERPIO s.r.o. v oblasti aplikace Erpio - mobilní přístup k datům firemních systémů, který ERPIO vyvíjí, a správy dokumentů a firemního obsahu. Ve volném čase píše pohádky pro děti, spolupracuje s neziskovými organizacemi v oblasti péče o předškolní děti, je ředitelem malé rodinné neziskové společnosti (loutkové divadlo, autorská pásma programů pro děti a další). Více na OldrichHlavacek.cz
0