Paradigma složky má dvě základní chyby

Přidal:

Prvním chybou je, že informace musí být na více než jednom místě. Umístění se liší v závislosti na roli osoby, která informace potřebuje a také na tom v jaké fázi životního cyklu se informace nacházejí.

Například smlouva má pro obchodníka smysl je-li uložená v závislosti na zákazníkovi nebo klientovi, k němuž se vztahuje. Ale pro někoho z právního oddělení je zase důležitější uložení na základě typu smlouvy, případně dle fáze nevyřešené právní žaloby.

Pokud si vynásobíte možné varianty způsobů ukládání smluv z pohledu všech zainteresovaných stran v podniku, přijdete k závěru, že v podstatě není možné vytvořit jednotnou strukturu složek, která by mohla tuto situaci účinně řešit. A přesto to takto používáme, ikdyž výsledný systém není optimální pro všechny.

Druhou chybou je, že složky souborové struktury jsou zcela subjektivní. Lidé přistupují k požadavkům a úkolům různě a obecně organizují věci způsobem, který jim osobně dává smysl. Proto jsou struktury složek vytvořeny různými lidmi vždy jiné.

Zvažte, jak se taková struktura může lišit v různých odděleních, ve stejné společnosti nebo napříč různými společnostmi, ve stejném odvětví. Nemluvě o různých společnostech v různých průmyslových odvětvích.

Obvyklé řešení tedy musí spočívat ve vynucení nějaké hierarchické a statické struktury, která neodpovídá skutečným potřebám všech pracovníků. V tomto případě se nabízí otázka, zda budou pracovníci takovouto “umělou” strukturu akceptovat.

To je stará cesta…

Přiložený White Paper shrnuje logiku přístupu společnosti M-Files ke zpracování dokumentů a firemních informací. Pokud Vás to zaujme určitě vyzkoušejte nebo si nechte předvést…

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Od roku 2007 pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS Orange. V roce 2017 založil poradenskou společnost ERPIO s.r.o. se zaměřením na digitalizaci firemních informací / procesů a univerzální integrační platformu ERPIO One.
0