Komu pomůže biometrický podpis?

Přidal:

Každý proces je tak kvalitní, jako jeho nejslabší článek

Využívání DMS aplikací pro správu a řízení elektronických dokumentů a s tím související odstraňování těch papírových, přináší potřebu provádět elektronicky také jejich schvalování, potvrzování a podepisování. Najdete určitě mnoho příkladů, kde dokument vznikne elektronicky, například ve firemním informačním systému, textovém editoru nebo je získán elektronickou poštou a následně je používán, šířen, doplňován či připomínkován v elektronické podobě.

Ale…

…pro potřebu podpisu je vytištěn, následně na papíře podepsán, naskenován a vrácen do digitálního světa.

Papírové originály a co s nimi?

Podle mého názoru je potřeba vyloučit tuto “odbočku do analogového světa” z digitálního procesu. Přenosem informací na tištěné medium se zvyšuje možnost úniku citlivých informací uložených na dokumentu, zpomaluje proces zpracování dokumentu do finálního stavu, jsou vyžadována tisková a skenovací zařízení, papír, inkoust i servisní firma, kteří zpracování prodražují. A v neposlední řadě jsou potřebné zabezpečené skladovací prostory, kam musíme papírové originály ukládat, pro případ kontrol nebo soudních jednání.

Podepisujte se "biometricky"

Podepisování dokumentu přímo na zobrazovacím zařízení a “vložení vlastnoručního podpisu” do dokumentu znamená, že vytvoříme elektronický originál, legislativně i právně platný a zcela srovnatelný pro další použití s papírovým originálem.

Ovšem rozdíl v rychlosti zpracování, počtu potřebných tiskáren a objemu archívních místností je zcela odlišný. Také se výrazně mění možnosti a úroveň bezpečnosti a správy firemních informací.

Biometrický podpis poskytuje mnoho možností a příležitostí

Rychlé a jednoduché podepsání elektronického dokumentu na prodejních místech v terénu nebo v kanceláři umožňuje podepisovat smlouvy, žádosti, objednávky, doručenky, dodací listy. Pro vytvoření digitálního originálu není potřebný certifikát ani certifikační server. Zcela postačuje tablet s aplikací pro biometrický podpis, který ani nemusí být připojený do firemní počítačové sítě.

SIGNATUS v praxi

Jedno řešení, které jsem si velmi oblíbil je SIGNATUS od společnosti ANASOFT, s.r.o. Není jediné, ale je výrazně inovativní a především odstraňuje z digitálního procesu “analogovou odbočku”. Doporučuji všem, kteří chtějí elektronické podepisování digitalizovat, zkrátit proces zpracování dokumentu nebo zvýšit průkaznost zásahu zaměstnanců, partnerů a zákazníků do zpracovávaných dat, aby se seznámili s tímto nástrojem.

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Následně pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS. V roce 2017 založil poradenskou a vývojovou společnost ERPIO zaměřenou na digitalizaci firemních informací a jejich automatizované zpracování.
0