Správa firemních informací jako CESTA DRAHOKAMŮ

Přidal:

Prvopohledové OVŠEPOSTARÁNO

Mnohé firmy spravované ERP systémy udržují vědomí, že v oblasti informačních systémů mají „o vše postaráno“. Prvním pohledem je to vždy pravda. Když vznikne příležitost podívat se druhým a dalším pohledem, vzniknou otázky. Prvopohledová jistota slábne. Důvody ne zcela objektivního prvního pohledu a udržovaného vědomí mohou být různé, od nechuti investovat další čas a peníze do rozvoje a udržování IT technologií až po skutečnou víru, že mají vše potřebné v dokonalém stavu. Mnohokrát opakovaná, a dodavateli podporovaná, fráze „my to máme všechno v našem ERP“ se stává pravdou.

Mezi důvody, proč se jinak technologicky zdatné firmy brání či obávají přiznat, že neexistuje jeden systém, který dokonale obslouží všechny firemní potřeby, patří i schopnost zaměstnanců ovládat a efektivně využívat různá prostředí různých aplikací a služeb.

NE/PŘIJETÍ

Ano, správně, je potřeba opatrnosti a velmi citlivého přístupu. Sebedokonalejší pomocník ztroskotá ve chvíli, kdy jej ti, pro které má být přínosem, nepřijmou. Ve světě počítačových softwarů, aplikací a služeb potkáváme často následující příčiny neúspěchu či potíží s jejich zaváděním:

  • STRACH: bojím se opustit staré známé a seznamovat se s něčím novým, mám strach, že kvůli učení se novému nestihnu svou práci, mám strach, že nový pomocník přinese odhalení, že něco nedělám správně nebo to nedělám vůbec, nebo naopak dělám něco, co bych neměl,
  • NEDŮVĚRA: nevěřím, že mi novinka pomůže, nevěřím, že jsou mi předkládány pravé důvody zavádění novinky, hledám skryté nebezpečí,
  • BLOK: novinka vstupuje způsobem a prostřednictvím lidí, s nimiž mám problém, nemám důvod pomáhat a zúčastnit se, blokuji postup, jak se dá.

Možná doplníte příklady mnohými dalšími ze své praxe. Je tedy jisté, že bez PŘIJETÍ se zavádění novinek neobejde.

FIREMNÍ POKLAD

Informace jsou nejcennějším majetkem firem, hned po zaměstnancích. Dobře naladěný zaměstnanec, spokojený se svou prací a získávanou odměnou, ztotožněný s vizí firmy, je skutečným firemním pokladem.

Bezpečně uložená informace, dobře dostupná ve chvíli, kdy ji potřebuji a jen tehdy, mám-li k ní mít přístup, je dalším drahokamem. Takových drahokamů mohou firmy vytvářet mnoho. Často se tak neděje proto, že informace nejsou v takovém stavu, aby z nich bylo možné tvořit součást firemního bohatství.

CESTA DRAHOKAMŮ

Množství informací narůstá, nároky na udržování jejich obsahu, souvislostí a schopnosti je využít rostou úměrně tomu. Proto spatřily světlo světa aplikace, které se na tyto dovednosti specializují – aplikace pro správu dokumentů, obsahu, informací. Je pak přirozeným důsledkem, že tito specialisté umí mnohem lépe a mnohem více, než univerzální a rádoby všemocné ERP systémy.

Aplikace pro správu informací, budu ji zde uvádět pod jednou z mnoha zkratek v této oblasti – ECM, dokáží při vhodném použití ze zašedlých kamínků – nevyužitých či nepoužitelných informací – brousit a leštit drahokamy. Využití aplikace ECM v měřítku vhodném pro firemní potřeby, to je cesta, na kterou se dříve či později musí vydat každá firma – CESTA DRAHOKAMŮ. Zároveň krok na cestě, na které se postupně z povrchních všeobsažnost hlásajících systémů stane mozaika vzájemně propojených specialistů, kteří jsou vzájemně propojeni a respektují se v zájmu uživatele. To je integrace.

INTEGRACE – KOUZLO JEDNODUCHOSTI

Dobrá, pojďme tedy využít kvalitní řešení správy informací, především dokumentů, nějaké to ECM či IIM. Vzpomínáte? Přijetí jako podmínka úspěšného využití pomocníka. „To se nikdo nebude chtít učit… Další systém… Každý se jinak ovládá… Kdo se v tom má vyznat… Drahé školení…“

Jak se vyhnout těmto a podobným obavám? Skutečný pomocník se nesnaží neustále upozorňovat na svou přítomnost, může být naopak téměř neviditelný a pomáhat nepozorován.

My tomuto chování aplikací a nastavení prostředí ideálně pro potřeby uživatele říkáme integrace. Díky takovému zaměření je možné spustit ECM bez zaškolení uživatelů!

V jedné konkrétní firmě integrovali MS Dynamic NAV a M-Files natolik, že méně pozorný uživatel ani nezjistil změnu – dokumenty se přikládají ke konkrétním místům přímo v ERP, otvírají se kliknutím do standardních aplikací podle typu souboru. Na pozadí proběhla ovšem změna zásadní – místo shromažďování dokumentů v síťových složkách a s velmi omezenými možnostmi řízení oprávnění se všechny dokumenty ocitly ve správě ECM systému a ERP s ním komunikuje o požadavcích uživatelů – předává dokumenty k uložení, předává otázky na dokumenty příslušné k určitému místu v ERP – zakázce, dodacímu listu, kontaktu, dodavateli. ECM systém reaguje v průběhu pár sekund, nabízí pak ve svém prostředí řadu nástrojů pro rychlou orientaci v dokumentech – náhledy na dokumenty, rozkrytí vazeb na další související informace a podobně. Vše je přitom kontrolováno robustním systémem oprávnění. Dodavatel ERP systému vyvinul pro uživatele v souvislosti s ECM systémem řadu pomůcek pro optimální práci a otevřel tím ještě více možnosti, které bez ECM systému neexistovaly.

V jiné úspěšné společnosti integrují ECM systém s informačním systémem HELIOS Orange. Protože velká část firemních dokumentů vzniká v prostředí ERP, integrace znamená i automatické předávání generovaných dokumentů z ERP přímo do ECM. Během několika okamžiků od vzniku dokumentu s ním uživatel pracuje už v ECM systému. Dokument je bezpečně uložený, automaticky opatřený všemi dostupnými informacemi z ERP systému. Vybrané operace s dokumentem se v ECM zaznamenávají. Dokument putuje jednotlivými kroky v definovaném workflow. Firma má tak zajištěnou naprostou transparentnost průběhu procesů, zastupitelnost pracovníků a bezpečné nakládání s citlivými obchodními i osobními informace. Přitom těžištěm práce zůstává nadále ERP systém, který uživatelé důvěrně znají. Potřeba obsáhlejšího školení se omezuje na vybrané klíčové uživatele, kteří chtějí s ECM systémem pracovat mnohem sofistikovaněji a stávají se také nositeli požadavků na úpravy ECM a jeho další rozvoj.

Integrace znamená jednoduchost. I sebezkušenější uživatel uvítá, když se svými dovednostmi a znalostmi vystačí i v novém střípku skládanky, do které se dříve celistvá všeobsažná řešení rozpadají. Zmíněný ECM systém M-Files vyniká právě v této „neviditelnosti“ – je hluboce integrován do prostředí Windows, takže práce s dokumenty a informace spočívá ve stejných postupech, jaké používá uživatel obecně při práci se soubory na počítači. Navíc jsou informace dostupné i na tabletu či mobilních zařízeních.

INTEGRACE A PŘIJETÍ

Integrace jednotlivých součástí informačních technologií je moderním trendem, podle nás dokonce nevyhnutelným směrem, kterým se tento svět ubírá. Vysokou mírou integrace dokážeme výrazně ovlivnit míru přijímání nových nástrojů ve firemním prostředí uživateli. Ani konzervativní uživatel nemá potíž přijmout nástroj, který téměř nevnímá, nebo je k jeho využití potřeba dvou tří nových dovedností s velkým výsledným efektem.

Integrace navíc přináší uživatelům větší klid a jistotu, protože propojením nástrojů vznikají mechanismy, které vylučují možnost udělat omylem či nepozorností chybu. ECM systém čerpá z ERP všechny potřebné informace, tedy číselníky kontaktů, organizací, zakázek, zaměstnanců a libovolných dalších informací. Díky této integraci pak na jakémkoliv místě nabízí maximum komfortu při výběru možných hodnot a zabraňuje vzniku chyb. Kdekoliv je to možné, ECM systém sám informace vyplní. Vzniká tak velmi vhodné prostředí pro růst firemního bohatství v obou podobách: zaměstnanci jsou spokojenější a z informací se vylaďováním ECM systému víc a víc stávají drahokamy, o kterých byla řeč v předchozích odstavcích.

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Následně pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS. V roce 2017 založil poradenskou a vývojovou společnost ERPIO zaměřenou na digitalizaci firemních informací a jejich automatizované zpracování.
0