Virtuální úředník pomáhá s evidencí dokumentů, i v účetní firmě…

Přidal:

Není tajemstvím, že se v posledním desetiletí účetní odvětví významně změnilo. Zvýšená konkurence a měnící se požadavky trhu nutí firmy měnit způsob, jakým fungují a jak zabezpečují požadavky svých zákazníků. Aby společnosti zůstaly konkurenceschopné a současně vyšli vstříc zvyšujícím se požadavkům klientů, jsou nuceny „přizpůsobit své podnikání“ (1) nabízet levné a současně hodnotné služby a současně (2) udržet ziskovost. Stručně řečeno udělat toho více s méně zdroji.

Otázka tedy zní: Jak to firmy mohou udělat? Jak mohou firmy udělat více za méně, aby zůstaly agilní a konkurenceschopné?

Všechno to začíná informacemi

Součástí téměř všech činností v účetní firmě jsou informace. Pro lepší pochopení „informacemi“ mám na mysli vaše dokumenty, obrázky, výkazy, Excelové tabulky, PDF soubory atp. Mluvím o veškerém obsahu, který produkují vaši zaměstnanci, a také o všech citlivých informacích, které od svých klientů obdržíte. Mluvím také o datech, která existují ve vašem firemním systému pro řízení provozu.

Informace jsou základem provozu účetní firmy a způsob, jakým jsou tyto informace spravovány, má významný dopad na efektivitu jejich zpracování a využití.

Pokud jsou informace rozptýleny v různých systémech bez možnosti kontroly nebo viditelnosti toho, kdo co a kdy dělá, mohou vznikat prodlevy a překážky v provozu. Pokud zaměstnanci nemohou jednoduše najít a využívat informace, které potřebují k tomu, aby mohli dělat svou práci nebo co nejlépe sloužit klientům, přínos informací se stává obtížně využitelný.

Na jednoduché otázky potřebujeme rychlou odpověď:

  • Kde je tato zákaznická smlouva?
  • Komu mám poslat tento dokument ke schválení? Podepsali to už?
  • Je to nejnovější verze jejich účetního výkazu?

Řízení firemních informací v rukou virtuálního úředníka

Nazýváme tento stav informačním chaosem, který odvádí zaměstnance od jejich hlavní práce. Řízení firemních informací poskytuje viditelnost, přístup a kontrolu nad informacemi. Přemýšlejte o tom takto:

V době před počítači jsme měli k dispozici místnost s archívem dokumentů a spisovnou, kde všechny dokumenty byly evidovány. Úředník věděl, kde je všechno uloženo a s čím to souvisí. Měl svůj vlastní systém pro organizaci a pochopení všeho, co je v archívech uloženo.

Po nástupu počítačů a síťových úložišť se sdílenými složkami, jsme přenesli archív dokumentů do digitálního prostoru, ale vynechali jsme úředníka. Je tedy na zaměstnancích, aby šli do těchto sdílených složek a pokusili se ukládat a využívat dokumenty co nejlépe, přestože nemají nastavena jednoznačná pravidla a nemají možnost kontroly či porozumění tomu, co se s těmito informacemi v průběhu času děje. Takovýto stav může pracovníkům přinášet komplikace,  což může mít následně vliv na celkový provoz firmy.

Systém řízení firemních informací přináší pojem takzvaného virtuálního úředníka, s jehož pomocí mohou zaměstnanci okamžitě získat přístup k potřebným informacím, když je potřebují. To umožňuje pracovníkům soustředit se na své hlavní úkoly bez prodlev.

Systémy, které se specializují na komplexní zpracování a správu firemních informací umožňují nastavit jednoznačná pravidla a zajistit jejich dodržování.

Pokud jsou dokumenty efektivně a digitálně spravovány je jednoduché automatizovat pracovní postupy:

  • Čtení (vytěžování obsahu) faktur a paragonů (čtete více zde)
  • Spouštění schvalovacích procesů (čtěte více zde)
  • Upozorňování na expiraci smluv a dokumentů
  • Elektronické podepisování dokumentů bez nutnosti tisku (čtěte více zde)
  • Zpřístupnění dokumentů, měsíčních reportů a klíčových informací klientům online

S využitím virtuálního úředníka poskytnete zaměstnancům více času, což znamená, že organizace celkově dokážou dělat více s méně. Výsledkem je lepší zákaznický servis a vyšší efektivita provozu v celé organizaci.

Chcete-li vědět, jak M-Files pomáhají účetním firmám budovat efektivnější a spolehlivější operaci, stáhněte si krátkou eKnihu, kde se seznámíte se třemi možnými způsoby, jak účetní firmy získávají a udržují si klienty, zlepšují zákaznické zkušenosti a chrání svou pověst pomocí lepší strategie řízení firemních informací.

Jindřich Kahoun on EmailJindřich Kahoun on LinkedinJindřich Kahoun on Twitter
Jindřich Kahoun
Ing. Jindřich Kahoun je softwarový specialista se zaměřením na firemní aplikace. V devadesátých letech začínal jako softwarový architekt ekonomických informačních systémů a projektový vedoucí implementačních projektů. Následně pracoval ve společnost Asseco Solution jako ředitel a produktový manažer informačního systému HELIOS. V roce 2017 založil poradenskou a vývojovou společnost ERPIO zaměřenou na digitalizaci firemních informací a jejich automatizované zpracování.
0