FIREMNÍ AGENDY AIRFILES

Budujte firemní intranet po částech,
přesně podle potřeb,
a bez rizika...

agenda DOKUMENTY

  • špičkové provedení služby správy dokumentů (DMS)

    Používáme jeden z celosvětově nejlépe hodnocených systémů (Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management), který vnáší do světa správy dokumentů a firemního obsahu inovativní přístupy – M-Files. Jedním z podstatných principů je jednoduchost ovládání, která otvírá prostor pro široké využití a snadné přijetí uživateli. Na tomto často opomíjeném rysu často končí jinak úspěšné implementace informačních systémů – nejsou přijaty, tím pádem využívány.

  • snadná práce s metadaty

    Všechny moderní robustní nástroje pro správu dokumentů pracují s metadaty, daty o datech. V M-Files platí princip, že cokoliv je možné, systém vyplní za Vás, nebo se Vás zeptá, zda si informaci vyplnit přejete.

  • komfortní fulltextového vyhledávání

    Síla nástroje schopného bleskově prohledávat metadata i většinu obsahu Vašich dokumentů, mimořádná podpora pro Microsoft platformu, několik úrovní vyhledávání – od rychlého zadání a okamžité odpovědi přes složitější jednorázové, až po složité podmínky, které stojí za to schovat na příště.

  • vytváření dokumentů ze šablon

    Kdo by chtěl pořád dokola vytvářet stejné dokumenty? Kdo rád kontroluje, zda se od minule nezměnily nějaké údaje? Kdo rád opakovaně zadává stejné údaje? Jestliže jsou Vaše odpovědi 3x “já” nebo “my”, pak Vám M-Files nebudou kazit zábavu. Pro ostatní máme připravenou možnost vytváření šablon, které předají vložená metadata do dokumentu a jeho tvorba je pak maximálně automatizovaná, rychlá, spolehlivá a bezpečná. Máte odsouhlasený vzhled a statické části, základní údaje jste vložili jako metadata a AirFiles je předávají na správná místa v dokumentu.

  • verzování dokumentů

    Spolehněte se na to, že od založení dokumentu není možné změnit ani interpukční znaménko, či číslo v tabulce, aniž byste o tom neměli záznam v historii verzí. Můžete se vrátit ke starší verzi, můžete bez obav spolupracovat na tvorbě jednoho dokumentu v týmu a neztratíte ani přeheld, ani správnou verzi dokumentu.

  • dynamické řízení přístupových práv

    Každý dokument je jinak citlivý, podle obsahu a významu má nastavena přístupová práva. V M-Files se práva dokonce dynamicky mění podle toho, jak se mění metadata, jak dokument prochází firmou a každý s ním pracuje ve zvolené roli. Ti, co měli přístup, jej ztrácí, jiní jej pro svůj dílčí úkol získávají.

  • … a další

    Jestliže Vás zajímá ještě více podrobností, můžete buď AirFiles sami vyzkoušet, nebo se nám ozvat a my pro Vás připravíme prezentaci. Využijte kontaktní formulář na konci této stránky.

agenda FAKTURY

  • zpracování přijatých faktur z různých zdrojů

    Pokročilý nástroj ECM umožňuje pohodlné automatické pořizování přijatých faktur z mailové schránky, ze skenerů ukládajících výstupy do sdílených síťových složek, ale i ručně z došlé pošty nebo uložením z libovolného místa v počítači.

  • schvalování faktur,

    Velkou silou špičkového ECM je workflow – schopnost zmapovat firemní procesy a v jejich cestách a pravidlech udržovat toky informací. Schvalování faktur je ukázkovým příkladem schopností workflow, které zabezpečí, že vždy všichni oprávnění vědí, kdo fakturu právě zpracovává a v jakém je stavu. Velkou výhodou je mobilní přístup – možnost schvalovat faktury na služební cestě, při přestávce v obchodním jednání a podobně.

  • sledování dat splatnosti

    Díky použití workflow dochází ke sledování určených dat – datum splatnosti faktur je nejdůležitější z pohledu platební morálky firmy a kreditu u dodavatelů. Systém dokáže upozorňovat na blížící se datum splatnosti, dokáže reagovat na zmeškaný termín a podobně.

  • přehledy dokladů podle stavu,

    Funkce pohledů, neboli dotazů na data s přesně definovanými podmínkami, ve spolupráci se stavy workflow poskytuje jedinečný přehled nad prakticky neomezeným množstvím faktur.

  • ochrana přístupů podle vybraných vlastností a stavů faktur,

    Oprávnění pracovat s fakturou se může měnit podle mnoha podmínek – stavu zpracování, výše fakturované částky, dodavatele. To vše moderní ECM dokáže zohlednit a nastavit dynamicky přístupová práva tak, aby v každé chvíli přístup měli pouze ti, kdo jej potřebují.

  • možné napojení na ERP systém,

    Je možné data faktury předat do vhodně nastaveného ERP systému, nebo naopak ERP použít jako zdroj jiných údajů.

  • … a další

    Jestliže Vás zajímá ještě více podrobností, můžete buď AirFiles sami vyzkoušet, nebo se nám ozvat a my pro Vás připravíme prezentaci. Využijte kontaktní formulář na konci této stránky.

agenda KONTAKTY

  • správa kontaktů osob a společností

    Každá firma by měla mít jeden jediný zdroj kontaktních údajů osob – zaměstnanců, externích spolupracovníků, kontaktních osob odběratelů a dodavatelů – a společností. Může to být právě tato agenda, ze které si ostatní firemní systémy údaje načítají, nebo naopak tato agenda může údaje načítat z jiného systému.

  • maximální dostupnost – mobilní přístup

    Důležitým kritériem ve využívání spravovaných dat v jakémkoliv systému je jejich dostupnost. V této službě je díky kvalitnímu ECM možné pracovat mimo jiné i v mobilním zařízení – potřebná vlastnost pro mnohé firemní role. A to jak rychle vyhledat existující kontaktní údaje, tak je také upravit či vložit nové.

  • … a další

    Jestliže Vás zajímá ještě více podrobností, můžete buď AirFiles sami vyzkoušet, nebo se nám ozvat a my pro Vás připravíme prezentaci. Využijte kontaktní formulář na konci této stránky.

agenda POŠTA

  • komfortní zpracování mailové komunikace

    Ukládání mailové komunikace v zabezpečené podobě mimo samotné mailové schránky usnadňuje významným způsobem zastupitelnost lidí ve firmě.

  • automatizace příjmu mailů,

    Dostáváte k dispozici nástroj, který automaticky obsluhuje libovolný počet mailových schránek a čte jejich obsah, který spolu s údaji o odesilateli, příjemci a dalších ukládá do úložiště. Přebírá buď pouze přílohy, nebo celé zprávy. Vyzvedává pouze kopii zpráv, nebo zprávu po přečtení smaže.

  • automatizace kategorizace

    Při příjmu zprávy je možné nastavit libovolné vlastnosti nově vznikajícímu dokumentu-mailu. Dochází tím bezpracně ke kategorizaci, která je nezbytná pro udržení přehledu. Typické mailové údaje jsou součástí této kategorizace. Dále je možné obohatit kategorizaci o libovolná pravidla pomocí programátorských úprav.

  • administrace oprávněných odesílatelů

    Důležitou součástí zpracování mailové komunikace je zajištění, aby nedocházelo k zahlcování úložiště neoprávněnými odesilateli, nebo korespondencí jinak nežádoucí. Agenda proto poskytuje nástroj pro správu oprávněných odesilatelů.

  • vazba na agendu Kontakty

    Všichni oprávnění odesilatelé mailových zpráv tvoří jistě převážnou většinu kontaktních osob, jejichž údaje je nutné uchovávat. Proto je velkou výhodou spojit agentu Pošty s agendou Kontakty – dojde k provázání správy oprávněných odesilatelů na mailové adresy, vazba umožní automaticky přiřazovat příchozí zprávy ke kontaktním osobám a následně pak tvořit pohledy, jejichž oprávnění uživatelé vidí komunikaci podle projektů, podle odesilatelů, podle příjemců apod.

  • … a další

    Jestliže Vás zajímá ještě více podrobností, můžete buď AirFiles sami vyzkoušet, nebo se nám ozvat a my pro Vás připravíme prezentaci. Využijte kontaktní formulář na konci této stránky.

agenda SMLOUVY

  • péče o životní cyklus smluv v elegantním provedení

    Workflow jako nástroj umožňující lehce popsat celý životní cyklus smluv umožňuje smlouvy efektivně připravovat, připomínkovat, schvalovat a udržovat je po celou dobu platnosti.

  • dokonalý přehled nad stavy libovolného množství smluv,

    Díky vhodně definovaným pohledům a stavům smluv zůstává správa smluv přehledná a efektivní pro libovolné množství smluv.

  • podpora spolupráce vícečlenných autorských týmů,

    Nástroje ECM dovolují spolupráci více autorů a revidentů na jednom dokumentu, přitom využívají systému verzování, schopnost publikovat smlouvu i druhé straně bez nutnosti vlastnit licenci a přístupové údaje do systému. Výsledkem všech nastavených vlastností je jistota existence jediné platné verze smlouvy.

  • upozorňování na určené stavy smlouvy,

    Workflow vnáší do správy smluv, stejně jako u přijatých faktur, schopnost sledovat a aktivně upozorňovat na blížící se termíny důležité pro smlouvy – datum obnovy, datum ukončení platnosti celé smlouvy či jejího dodatku. je možné nastavit, kdo a kdy dostává jaké upozornění.

  • … a další

    Jestliže Vás zajímá ještě více podrobností, můžete buď AirFiles sami vyzkoušet, nebo se nám ozvat a my pro Vás připravíme prezentaci. Využijte kontaktní formulář na konci této stránky.

agenda OBCHOD

  • přehledné provedení procesu obchodu,

    Nástroje workflow dovolují zmapovat a dodržovat optimální postup obchodních případů, počínaje poptávkou od zákazníka, přes uzavření smlouvy, až po plnění – dodávku zboží či služeb.

  • evidence poptávek, nabídek, komunikace se zákazníkem,

    Systém je připravený udržet pod správou všechny dokumenty a komunikaci s obchodním případem související – naskenované písemné dokumenty, maily, zápisy ze schůzek, v systému vytvářené nabídky, smlouvy atd.

  • snadná tvorba dokumentů ze šablon,

    V systému zakládané dokumenty jsou vytvářeny ze šablon. Maximálně tak urychlují vytváření, zjednodušují a sjednocují formální úpravu dokumentů, omezují chybovost.

  • proces schvalování potřebných typů dokumentů, sledování změn,

    Samozřejmou součástí procesu obchodního případu jsou místa, kde má být průkazně doloženo schválení nabídky či smlouvy. Tyto akce jsou přirozenou součástí workflow v moderním ECM systému.

  • … a další

    Jestliže Vás zajímá ještě více podrobností, můžete buď AirFiles sami vyzkoušet, nebo se nám ozvat a my pro Vás připravíme prezentaci. Využijte kontaktní formulář na konci této stránky.

VYBRALI JSTE?

Náš tým AirFiles je připraven na Vaše požadavky. OZVĚTE SE A UŽIJTE SI spuštění služby bez analýz, projektů, investic.

Nenašli jste?

Obraťte se na nás s dotazem na aktuálně vyvíjené agendy. Vámi hledaná může být mezi nimi.
Nebo ji díky Vašemu požadavku zařadíme.