ŘÍZENÁ DOKUMENTACE

Dokumenty a doklady, které vytváříte ve firmě můžete jednotně ukládat do bezpečného úložiště. Rozhodovat o tom kdo bude mít k dokumentům přístup a jaký. Evidovat všechny změny dokumentů, související informace i aktivity prováděné s dokumentem.

Toto platí jak pro dokumenty, které jste obdrželi (např. faktury přijaté), které jste vytvořili ve vašem firemním systému (například nabídky), které vytváříte v kancelářských, konstrukčních či jiných aplikacích nebo firemní emaily.

JEDNODUCHÁ SPRÁVA WORKFLOW

Můžete nastavit pravidla a postupy, tím přidělovat úkoly jednotlivým kolegům a takto řídit průběh a kvalitu přípravy či schvalování dokumentů a dokladů.

Podle kategorie dokumentu lze takto řídit různé firemní aktivity jako je tvorba a připomínkování smluv, archivace finální verze po podpisu, sledování platnosti a  plánování návazných aktivit. Stejné lze nastavit schvalování faktur nebo změnové řízení u výrobních dokumentů.

BEZPEČNOST FIREMNÍHO OBSAHU

Pravidla přístupu jsou klíčem bezpečnosti firemního obsahu. Jednoduchost práce s nástroji pro administraci M-Files umožňuje, aby pravidla stanovoval manažer namísto IT správce. Vnitřní bezpečnost lze definovat prostřednictvím přístupových práv, která lze měnit ručně nebo automatizovaně na základě kategorie a stavu finalizace dokumentu, aktuální pracovní pozice zaměstnanců a dalších kritérií.

O vnější bezpečnost se stará samotný systém tak, že zajišťuje nemožnost získat nebo přečíst obsah dokumentů z vnějšího prostředí intranetu nebo internetu. Obsah dokumentů je uložen v speciálním formátu a zakódován, takže ani při zcizení celé firemní infrastruktury není možné získat jejich obsah.

PRÁCE V TERÉNU A MOBILNÍ PŘÍSTUP K INFORMACÍM

"Kamkoliv půjdete, firemní dokumenty, úkoly a jiné informace můžete mít sebou"

Funkcionalita softwarových aplikací přináší vyšší efektivitu práce v případě pokud je poskytnuta uživatelům prostřednictvím mobilního prostředí jako jsou webové prohlížeče nebo operační systémy na přenosných počítačích, tabletech a telefonech. Při práci s doklady a dokumenty je praktické pokud pracovníci mohou dokumenty získat bezprostředně nebo naopak je ukládat bezprostředně po jejich vzniku a tím zabezpečit nepřetržitý proces jejich zpracování bez ohledu na místě ve kterém vznikají nebo se dále transformují.

Správné řešení pro správu elektronických dokumentů a řízení firemního obsahu. Jednoduché na instalaci a ovládání, spolehlivé, výkonné a bezpečné. A hlavně, jeho zavedení neohrozí váš rozpočet.