5 kroků pro definici a aktivaci workflow

Řízení toku práce (tzv. workflow) je ve společnostech od jisté velikosti nebo složitosti interních procesů jedna z klíčových činností, pro zajištění plynulosti práce a včasnosti plnění úkolů. Nejčastějším požadavkem je schvalování objednávek, přijatých faktur nebo dodavatelských smluv. Existuje však množství dalších činností, které lze řídit a průběžně vyhodnocovat stav jejich plnění, ale o tom raději nepřemýšlíme, protože pokud nemáme nástroj, se kterým bychom bez větší pracnosti mohli pracovní postupy definovat, spouštět a vyhodnocovat, tak asi nemá velký smysl o nich přemýšlet.

Existuje množství aplikací (DMS) pro správu a řízení dokumentů a valná většina z nich má podobné vlastnosti a funkce. Dle mého názoru nejsou tak ergonomické jako je M-Files, ale to je téma na jiný článek. V tomto bych vás rád stručně seznámil s vlastnostmi produktu M-Files, které se na prezentaci nedozvíte a z obchodních materiálu nevyčtete, a přesto jsou klíčové pro vaše rozhodování a v konečném důsledku pro samotné používání. Níže v článku v několika bodech stručně popíši jednotlivé kroky tvorby workflow, abyste si udělali představu o logice a principech této části aplikace M-Files. Domnívám se, že způsob, jak to uchopili autoři tohoto produktu, je srozumitelný a po krátkém zaškolení použitelný téměř pro každého. To ale posuďte sami.

Definice sledu činností a vytvoření workflow(1)

Jako první krok se provede definice sledu jednotlivých činností. Pomocí integrovaného grafického nástroje si namalujete STAVY (obdélníčky) a PŘECHODY (spojnice), podobně, jak tomu je na obrázku vlevo.

Dokumenty se v rámci workflow posunují ze stavu do stavu na základě pravidel, která jsou vlastností stavů (3), a na základě podmínek, které jsou vlastností přechodů (4).

Součástí M-Files je nástroj pro malování workflow postupů.

Přiřazení workflow ke třídě dokumentu (2)

Každý dokument je v rámci systému M-Files přiřazen do kategorie podle svého zaměření a způsobu zpracování. Těmto skupinám se říká třída. Po vytvoření workflow se toto přiřadí jedné z definovaných tříd. Máme-li kategorizaci podrobnější, můžeme pro každou vytvořit samostatné workflow, proto je zde možnost vytvořené workflow kopírovat a poté dle potřeby upravovat. Příklady tříd:

  • přijatá faktura
  • vydaná faktura
  • dodavatelská smlouva
  • plán/rozpočet
  • konstrukční dokumentace
  • technologická dokumentace
  • směrnice a pokyny
  • pracovní smlouvy, platové výměry, apod.

Definice vlastností jednotlivých stavů (3)

V rámci workflow může být dokument zpracován automatizovaně, pomocí existujícího pravidla nebo pomocí pravidla pro tento účel vytvořeného. Například smlouva po svém schválení může být uložena do archívu, nebo nabídka po jejím odsouhlasení může byt převedena do formátu PDF.

Dokument může být zpracován ručně na základě úkolu, který na základě tohoto workflow zadá M-Files uživateli. V tomto případě workflow pokračuje až po splnění zadaného úkolu. O požadavku na splnění úkolu systém uživatele informuje.

Definice vlastností jednotlivých přechodů (4)

Přechod stavu je událost, která zabezpečí správnou změnu stavu, případně ve správný čas, nebo tak, aby byly splněny podmínky požadované pro přechod do nového stavu.

K tomuto slouží především aktivační podmínky. Také je zde možné zabezpečit elektronické podepsání dokumentu nebo definovat práva.

Častý případ je takový, že musí být splněno více úkolů, aby mohl dokument změnit svůj stav. Při použití této podmínky nebude stav změněn dokud poslední uživatel nesplní svůj úkol.

Spuštění workflow (5)

Workflow je pro všechny oprávněné uživatele použitelné v okamžiku, když je přiřazeno ke konkrétní třídě dokumentů a následně vznikne nový dokument v této třídě.

Výsledek je takový, že se uživateli v pravém dolním rohu editačního okna objeví název spuštěného workflow a úkol, která má splnit.