1) Ukládání dokumentů na jedno místo

Síťové složky jsou zastaralé ve způsobu jak organizovat a spravovat dokumenty. M-Files je “bezsložkový systém”, který Vám umožní přistupovat k souborům dle aktuálních potřeb. Podle klienta, typu projektu, data vzniku, čísla zakázky nebo jiných kritérií. Umožňuje organizovat a zobrazovat informace v závislosti na konkrétním uživateli a jeho aktuálních požadavcích.

Rychle najdete, co potřebujete, když to potřebujete. Metadaty řízený dynamický pohled vypadá podobně jako u složek.

Žádné duplicitní soubory uložené v různých složkách – vždy budete vědět, že máte správnou verzi, protože jen tato verze se uloží.

Metadaty řízený přístup v M-Files řeší problém složek, kdy je potřeba, aby soubory existovaly na více než jednom místě. S M-Files se vám stejný dokument objeví přesně tam, kde ho potřebujete a bez duplicitního ukládání.

Vždy najdete nejnovější verzi dokumentu. Můžete se také vrátit k minulým verzím, porovnat změny a popřípadě kdykoliv změnit minulou verzi za tu nejnovější, která se následně bude zobrazovat ostatním.

2) Identifikace dokumentu pomocí jeho vlastností

V tradičním systému složek uživatelé musí určit složku, kam dokument uloží a poté spoléhat na to, že ji opět popaměti najdou. Což bývá těžké, protože často není hierarchie složek jednoznačně pojmenována na všech úrovních. M-Files používá “metadata” a ke každému souboru přiřadí jeho vlastnosti, podle kterých dokument vždy rychle a lehce naleznete.

Při ukládání nového dokumentu do M-Files, uživatelé jednoduše přiřadí souboru jeho vlastnosti – metadata. M-Files si poté dokument automaticky indexuje, organizuje a zajistí, že se objeví ve všech relevantních pohledech a seznamech při vyhledávání. Vlastnosti dokumentu (doprovodná data) neboli metadata dokáží jednoznačně identifikovat dokument a zařadit jej tam kam patří, ikdyž fyzicky je stále uložen na jednom místě.

Navigace v M-Files je založena na dynamických pohledech na základě metadat. Správci mohou snadno spravovat metadata strukturu pomocí centralizované konzoly s jednoduchým grafickým uživatelským rozhraním. Není nutné žádné programování nebo skriptování. Pomocí konzoly správce systému je jednoduché definovat nové typy objektů, tříd, definice vlastností, pracovní postupy a další. Podporovány jsou všechny běžné datové typy jako text, čísla, data, časy, seznamy a další.

3) Přehled o všech verzích, autorech a změnách

V mnoha firmách se číslo verze ukládá do názvu souboru. Tento způsob je přehledný, ale při každé verzi je potřeba dokument uložit a tak vzniká mnoho kopii. Také není vždy jisté zda každý dodrží pravidla označování verzí a zda nezapomene předat aktuální verzi všem zainteresovaným. M-Files eviduje verze “automaticky” a uživateli poskytne tu poslední, ale také i přehled všech předcházejících vezích datech vzniku, autorech i komentářích.

 

M-File obsahuje funkci pro správu verzí, která zajistí přístup vždy k poslední verzi daného dokumentu a poskytne informace o provedených změných a jejich autorovi. Verzovací schopnosti M-Files uživatelům spravovat dokumenty efektivněji.

M-Files eviduje historii každého dokumentu a zachovává všechny staré verze. Toto umožňuje uživatelům vrátit se zpět k libovolné předchozí verzi.

V případě, že nová verze dokumentu je nesprávná, není nutné ji pracně opravovat. Můžete se vrátit k předcházející správné verzi, upravit ji správným způsobem a vytvořit novou aktuální. Vaši kolegovou budou o tomto při další práci informováni.

M-Files umožňuje simultánní editaci více uživateli.

Dokument je také možné uzamknout a předat (v off-line režimu) k vyjádření či aktualizaci externímu kolegovi nebo zákaznikovi.

4) Flexibilní správa a řízení přístupů a práv

Přístupy ke složkám, většinou vytvořené na sdíleném disku nebo “file serveru”, zabezpečují správci výpočetní techniky, kteří nejsou vždy a správně informování o aktuálních potřebách firmy. Navíc není důvod, aby právě správci, mnohdy externí, měli přístup ke všem firemním dokumentům. Součástí M-Files je modul “M-Files Admin” se kterým se naučí pracovat kterýkoliv pověřený uživatel.

V administraci M-Files můžete nastavit přístupová práva pro skupiny dokumentů, stejně tak jako pro jednotlivé dokumenty nebo jednotlivé verze stejného dokumentu.

Pravidla práce s dokumenty jsou jednoznačně definována a v souladu s nimi je systém M-Files nastaven. V případě nových skutečností je možné pravidla rozšířit či upravit. Tuto činnost může provádět pověřený zaměstnanec nebo manažer.

Přístupová práva lze definovat i na základě vlastností (metadat). Toto lze využít například pro přístup k dokumentům pouze na určitých projektech nebo zakázkách.

M-Files zajišťuje, že dokumenty jsou k dispozici lidem, kteří ji potřebují a nepřístupné či úplně neviditelné pro ty, kteří nepotřebují nebo nejsou oprávněni.

5) Rozšiřte elektronickou evidenci dokumentů

Pro někoho je motivací pro zavedení DMS (Document management system) potřeba evidovat přijaté faktury, dodavatelské smlouvy, nabídky a podobně a pro někoho je tato oblast sekundární. V každém případě elektronické dokumenty, které získáte nebo vytvoříte skenováním tištěných, můžete zpracovávat podobně jako všechny ostatní. M-Files je ideální nástroj pro přechod na “elektronickou správu dokumentů”.

Oskenujte Vaše papírové dokumenty a vytvořte fulltextové PDF s možností prohledávání. Podobně jako k vytvořeným dokumentům, můžete i k naskenovaným přiřazovat vlastnosti (metadata) a poskytovat kolegům v rámci nastavených přístupových práv.

Máte papírové soubory, které je potřeba zachovat? Přestaňte používat objemné kartotéky a začněte získávat skutečný obsah dokumentů. M-Files nabízí pokročilé OCR rozšíření, které poskytuje snadnou a efektivní transformaci papírových dokumentů do plně prohledávatelných souborů. M-Files pracuje s jakýmkoli typem skeneru a je kompatibilní s formátem jaký si vyberete, včetně TIFF, JPEG, BMP, PNG a GIF.

S elektronickými dokumenty je schvalování faktur či připomínkování smluv velmi jednoduché, zvláště když použijete M-Files WorkFlow. Nemusíte dokument nikam posílat, ale každý kdo obdrží úkol, obdrží současně i odkaz na příslušný dokument.